Checklist

Checklist voor kunstenaars, musea en presentatie-instellingen bij de contractbesprekingen

De onderstaande lijst fungeert als handreiking of leidraad bij de contractbesprekingen. Het beoogt niet volledig te zijn, maar kan naar gelang de praktijksituatie worden uitgebreid of ingekort.

Algemeen
  • Ga uit van fair practice, goed opdrachtgeverschap en goed opdrachtnemerschap.
  • Vanuit de bedragen in de richtlijn kan worden onderhandeld. Musea en presentatie-instellingen met een omzet van 500.000 euro en meer worden geacht naar redelijkheid en in onderlinge overeenstemming de bedragen te verhogen.
  • Start bij de contractbesprekingen met afspraken over het honorarium. Daarmee wordt voorkomen dat het honorarium een sluitpost is.
  • Maak vooraf afspraken over de zorgplicht, aansprakelijkheid en de verzekeringen.
  • Maak bij de contractbesprekingen heldere startafspraken en benoem formele momenten om de afspraken gedurende het proces waar nodig aan te passen. Formaliseer de afspraken schriftelijk, mede op basis van een modelcontract.
  • Bespreek vooraf of er sprake is van aankoop van kunstwerken na afloop van de tentoonstelling door de exposerende kunstinstelling. Daarbij dienen eventuele koopopties en koopvoorwaarden expliciet te worden vastgelegd.
  • Bespreek vooraf een mogelijke regeling bij verkoop van werk aan derden, waarvoor de kunstinstelling een productievergoeding heeft verstrekt.
  • Faseer het proces in bijvoorbeeld de volgende fasen:
    • de fase van het schetsontwerp;
    • de fase van het definitief ontwerp;
    • de fase van uitvoering;
    • oplevering;
    • een eventuele overdracht van eigendom.
  • Benoem de factureringsmomenten per fase, het percentage dat per moment kan worden gefactureerd.
  • Benoem btw-plicht en het toepasselijke btw-tarief.
  • Hanteer een betalingstermijn van maximaal één maand.
  • Kunstenaar en kunstinstelling dienen samen de mogelijkheid van externe financiering te bekijken.
  • Maak vooraf duidelijke afspraken of het werk past in de categorie ‘nieuw werk’, ‘aanpassing van bestaand werk’ of ‘bestaand werk’.
  • Bedenk vooraf wat na de tentoonstelling gaat gebeuren, wat de rechten en plichten zijn van de kunstinstelling en van de kunstenaar.
  • Overweeg als kunstenaar om een zakelijk adviseur in te schakelen en vraag eventueel juridisch advies.
  • Ben je als kunstenaar aangesloten bij Pictoright voor het beheer van je individuele auteursrecht? Zo niet, overweeg dit dan te doen, dat scheelt veel traceerwerk, telefoontjes en onderhandelen. Als kunstenaar ben je er dan van verzekerd dat je werk alleen wordt gepubliceerd met jouw toestemming en tegen een redelijke vergoeding op basis van collectieve beheersafspraken.
Aspecten van beloning (als aanvulling op de richtlijn)

Maak vooraf een begroting/offerte van:

  • productie- en materiaalkosten;
  • urenbegroting, het proces van rekening en verantwoording van in rekening te brengen arbeidsuren;
  • betaling van voorschotten;
  • reiskosten, overige onkosten en per diem.

Maak tevens gezamenlijke afspraken over:

  • het offertetraject en het besluitvormingstraject;
  • of er bij de tentoonstelling sprake is van nieuw werk of aanpassing van bestaand werk in opdracht of op verzoek van de kunstinstelling of van bestaand werk;
  • eventuele co-productiewerkzaamheden voor het evenement of tentoonstelling (deelprestatie 3), waarvoor een vergoeding geldt die overeenkomt met het salaris van een medewerker met vergelijkbare taken in dienst van de kunstinstelling (inclusief vakantiegeld en een opslag van 30% voor de werkgeverslasten);
  • eventuele aanvullende werkzaamheden buiten de deelprestaties 1 tot en met 4 (meer/minder werk) kunnen alleen in overleg en tegen reeds overeengekomen tarief danwel anders indien partijen daartoe beslissen en tegen een op het minimuminkomen gebaseerde dagvergoeding van ten minste € 100, exclusief btw;
  • promotionele ondersteuning door de kunstenaar en aanwezigheid van de kunstenaar bij evenementen rondom de tentoonstelling zoals een lezing voor een vriendenvereniging of voor sponsors;
  • beveiliging, conditionering van werk, bescherming tegen verlies, diefstal of schade;
  • transportkosten;
  • niet-financiële vergoedingen zoals media/pr aandacht via de kunstinstelling en de beschikbaarheid van de kunstenaar voor persgesprekken;
  • de mogelijke ter beschikking stelling van presentexemplaren van publicaties en entreebewijzen;
  • productie en vervaardiging van promotiemateriaal en catalogus;
  • technische ondersteuning hetzij via de kunstenaar hetzij via de kunstinstelling;
  • inschakeling van derden en hulppersoneel;
  • gebruik van gegevens en informatie, en vertrouwelijkheid van gegevens;
  • omgang met onduidelijkheden en geschillen.